Een volle werkplaats is mooi, een overvolle werkplaats niet. Dubbel geboekte bruggen, monteurs die op onderdelen wachten en klanten die bellen "of de auto al klaar is": het kost tijd en marge. Zeven tips om je werkplaatsplanning strakker te krijgen.
1. Plan op capaciteit, niet op afspraken
Een agenda met afspraken zegt niets over of het werk past. Plan per brug of werkplek én per monteur. Een APK-keuring, een grote beurt en een distributieriem vragen elk een andere tijd en plek.
2. Maak dubbel boeken onmogelijk
Afspraken op dezelfde brug op hetzelfde tijdstip mogen gewoon niet kunnen. Een systeem dat overlap blokkeert voorkomt de ochtend waarop twee auto's op één brug moeten.
3. Houd buffer voor meerwerk
Bij bijna elke beurt wordt wel iets gevonden. Plan daarom niet elke minuut vol: een buffer van 10 tot 15 procent per dag vangt meerwerk en spoedklussen op.
4. Vraag akkoord op meerwerk digitaal
Bellen voor akkoord kost tijd, en "ik bel u terug" betekent een auto die stilstaat op de brug. Stuur de aangepaste begroting via een link: de klant ziet wat er moet gebeuren en keurt met één klik goed. Leg vast wie wanneer akkoord gaf.
5. Reserveer onderdelen bij het plannen
Wacht niet tot de auto binnen is om te kijken of de onderdelen er zijn. Reserveer ze op de werkorder; lukt dat niet, bestel ze meteen. Zo weet je dat de monteur kan beginnen.
6. Registreer tijd op de werkorder
Uren die achteraf worden geschat, worden bijna altijd te laag geschat. Laat monteurs hun tijd direct op de werkorder registreren. Dat maakt de factuur juist én leert je hoe lang klussen echt duren — input voor betere planning.
7. Laat de werkorder de factuur worden
Geen werkbonnen overtypen: als de werkorder klaar en gecontroleerd is, wordt hij de factuur, met een betaallink voor de klant.
Hoe AutoLane helpt
In AutoLane plan je per vestiging met bruggen, werkplekken en monteurs; overlap wordt in de database geblokkeerd. Een afspraak inchecken maakt de werkorder, de klant keurt de begroting online goed, onderdelen reserveer je op de werkorder en uren registreren monteurs per klus. Meer over werkplaatsplanning in AutoLane.